2024年11月4日 星期一

今日閱讀: 專案管理,從不確定到確定 (二) 心法養成

在這個章節中,對我最有啟發的不是作者所討論的「好處」或「數字」,而是「記錄」。

我從學生時期就不喜歡做筆記,一方面是因為自己字寫得很醜、另一方面則是以為自己可以記得所有重要的事,而這對我的學習過程產生了重大的影響,但人在局中不自知。

就因為這個慘痛的經驗,我深知好習慣的重要性,因為一個好習慣會養成另一個更好的習慣,反之壞習慣則會帶來更壞的習慣;各位家長請訓練小孩把字寫好,別以為資訊時代不用寫字就不在乎,這個壞習慣可能會成為學習過程中的絆腳石。

由於我沒有寫筆記的習慣,就更別提寫日記了,因此過去所發生的事只存在回憶中,完全沒有記錄,我也無從得知過去的自己在想些什麼、為什麼做出那樣的決策,以及參考的依據為何?

沒有記錄,就很難做計畫,所有的決策只能憑當下的感覺或直覺來決定;曾經我也以為自己的個性就是如此隨興,想到哪就做到哪、時限快到了就拼爆發力,這個錯覺一直伴隨著我到碩博士畢業。

不過說來也奇怪,因為我在寫論文的時候,是有計畫的;不管是哪個階段的論文,我都有個很好的習慣,那就是先確認大綱與整體架構後,才開始填空,有明確的方向、因此論文的進度就會在掌握中,而不至於拖延太久。

但寫論文的這個習慣,並沒有被應用在生活中,就更別提工作上了;所以我有好長一段時間都是屬於被事情推著走的狀態,什麼事情比較緊急就先處理它,沒有所謂的計畫、也沒有行動的方向。

這個混亂的狀態一直到了疫情發生後,當大家都被迫關在家中時,我開始透過部落格記錄自己生活中的點點滴滴,包括閱讀心得、生活感受以及創業想法等;其實我從回學校進修 MBA 時就開啟了自己的部落格,但寫沒幾篇上課的心得文、就丟在一邊了,要養成好習慣真不容易。

漫無目的的寫著,直到有天我回頭去看以前的文章時,覺得很有趣,彷彿是在跟從前的自己對話,了解自己當時所經歷的過程,這對我來說是種很特別的體驗。

如同我先前所說,一個好習慣會養成另一個更好的習慣,因為有了寫文章來記錄生活點滴的習慣,讓我嘗試從去年開始記錄每天的工作內容、運動模式與體重的變化,以及投資的相關數據,而這些記錄現在都起到了該有的作用。

我可以藉由這些數據分析出適合自己的運動計畫 (為了增肌減重),也同時更進一步了解自己的工作狀態 (專注力有週期性,適當休息也是必要的),以及更符合自己需求的投資方式 (現金流、景氣循環與指數 ETF 投資的混合操作)。

提到跟家庭財務有關的重大改變,那就是疫情後我們開啟了記帳模式,我家老婆導入公司記帳的會計觀念到家庭財務中,因此我們每個月/每年都能透過財務報表 (主要是資產負債表跟損益表) 來分析財務狀況,進而達到財務管理的目的 (在此感謝老婆四年來的努力與奉獻)。

「記錄」是無法避免的苦工,但也是參考的依據、以及未來怎麼分析與決策的基礎。

經過這幾年的轉變後,我才意識到原來自己骨子裡不是一個隨興的人,而是喜歡按照計劃一步一步去執行的人,只是以前沒有養成好習慣,所以才讓生活與工作一團混亂。

認識自己真的不容易,我一直以為的自己、原來不是自己,還要經過文字與數字的記錄後,才能從中分析自己到底是怎麼一回事,這真的很神奇。


本章節重點摘要如下:

要讓專案順利進行,盡可能達標,更需要注意的是每一個人的「好處」;如果我們都不關注跟專案進行相關人員的好處,那麼別人為什麼要幫助你,讓你的專案能夠順利進行?

好處有以下三種:

1. 幸福愉悅的好處;很多人投入專案樂在其中,似乎「付出本身」就會讓他們有強烈的幸福感。

對某些人來說,找到能夠點燃自我熱情的工作或職業很重要,當他們進入「心流」狀態時,工作本身就是一種回饋,工作過程就會感到幸福,那麼「參與」專案本身就是一種好處。

2. 成就收入的好處;簡單來說就是成就感或是薪資收入上的實質好處。

「升官加薪」不僅讓自己能夠快速累積更多資源,還能擁有更多的安全感;這種「成就」加上「物質」的好處,不僅適用於職場人士,就算是創業家也是一樣。

很多創業家在創業過程中的付出就是一種回饋,回饋就會產生幸福感,這是前一種好處;但創業的最終目的,還是希望自己的產品或服務能夠被客戶認可,而這種業績所帶來的成就感和收入的好處,也是一種非常重要的推動力。

3. 解決問題的好處;幫他解決最基本的工作壓力和時間管理問題,就是最直接的「好處」。


想要讓決策兼具效率和效能,就要先有「數字」;當描述或溝通內容裡面沒有任何「數字」的時候,就很容易落入主觀的判斷,而非客觀的事實。

數字是客觀的描述;感覺是主觀的認定。

當描述中具備了「數字」,在專案計畫、執行和檢討中,就可以產生「三有」的價值:

1. 有實質意義;

2. 有共同認知;

3. 有行動方向。

沒有「數字」、沒有「期限」,就不會有任何動力或者行動方案;舉例來說,「我想要減重」跟「我想要在半年內減重十公斤」,這兩句宣示明顯在行動上有著差異的目標設定,主要關鍵就在於「數字」的訂定。

「數字」也可以幫我們進行決策與判斷,到底這個專案該不該做? 該做什麼? 還有該怎麼做?

作者將這個決策過程分成三個階段:

1. 專案前:目標到底合不合理? → 該不該做?

公司的資源有限,怎麼在有限資源內,為公司創造最大價值,是讓公司活得下、活得久和活得好的關鍵。

至少我們得學會用「數字」判定這個專案目標到底合不合理,才不會過度樂觀誤判情勢,進而投入了過多資源,造成公司損失。

2. 專案中:目標該怎麼調整? → 該做什麼?

有客戶回饋的「事實」,有客觀的「數字」支持,並非主觀的判定,就能避免內部沒必要的爭執,並針對性地調動公司內部資源,有效地改善問題。

3. 專案後:怎麼把經驗落實下來? → 該怎麼做?

不管做任何事情或是任何專案,最重要的是把過程的點點滴滴記錄下來,尤其是「數字」這種客觀事實,這樣公司未來才有參考的依據,也才有未來怎麼做的基礎。

舉例來說,公司每年年底做的明年度預算計畫,就可以把過去一年實際發生的「數字」拿出來參考。

不管是商品數目、放到哪些不同的通路、這些通路平均都有多少的客戶流量、這些客戶會有多少人確實買單採購,以及採購數力與採購頻次,所有的資訊都有客觀「數字」,可以當作預測來年銷售的基礎。

個人在訂定新年新目標時,過去一年所有的時間安排,不管是讀書、運動、工作以及家人相聚的時間,都可以用當年留下的紀錄作為來年的參考。

過去的數字紀錄,是未來計畫的依據;透過數字的交流和分享,才能夠幫助我們落實目標和行動方案,進而提升資源運用的效能和效率。

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